【2024年最新】薬局で在庫管理をエクセルで行うときに役立つ５つのコツとは？

2023-02-21

個人で経営している薬局などでは、薬剤の在庫をエクセルで管理していることも多いと思います。

しかし、エクセルで管理しているのはいいが、意外と手作業での記入やコピー&ペーストの量が多くて困っているのではないでしょうか？

この記事では、実際に薬局のDX業務を通して学んだ、エクセルでの快適な在庫管理を実現する５つのコツを紹介します。

エクセルを活用して在庫管理を行いたい人必見です！

• 目次
• （１）エクセルの関数を駆使しよう
• （２）１シート１テーマでエクセルを設計しよう
• （３）新しい薬剤が追加されることを想定しよう
• （４）毎年の管理を考えると１ファイルにまとめるのがベスト
• （５）エクセル自動化の仕組みであるVBAを活用しよう
• 在庫管理エクセルを作る時間がない場合は？
• 新薬の最新情報を簡単にチェックするには？

（１）エクセルの関数を駆使しよう

在庫管理では、購入した薬剤の錠数や個数の記入、使用した量の記入など、様々な値を入力することになります。

その際、先月在庫数からそれらの増減を計算することになりますが、手計算していては時間がもったいないですし、計算ミスにつながることが多くなってしまいます。

また、コピペを多用する際も注意が必要です。自分では正しいセルの値をコピーしたつもりが、誤って違うセルの値をコピペしてしまう危険性もあります。

ミスしないか気にしながら数値の入力やコピペするのは疲れますよね？また、ミスをすると、再度同じ作業をやり直すことになり、時間も労力も無駄になってしまいます。

関数を利用するメリット

• ミスがなくなる
• 入力する手間と時間が節約できる
• 確認すべき箇所が減る

そのようなミスを防ぐためにも、手計算やコピペではなく、必ずエクセルの関数を利用して、自動で計算したり、他セルの値を取得するようにしましょう。

（２）１シート１テーマでエクセルを設計しよう

エクセルの１つのシートに様々な種類の情報をまとめると、あらゆる情報が一目でわかり、良さそうな気がしますが、実は非常に使いにくいです。

なぜかというと、エクセルは情報の種類を増やせば増やすほど、列数が増え、横方向にスクロールする必要が出てきます。

しかし、マウスのホイールでは、縦方向にしかスクロールできないため、横方向はエクセルのスクロールバーをドラッグする必要があります。

いちいち、そのような操作をするのはめんどくさいですよね？

そのため、見やすさと使いやすさを考えると、１シート１テーマにし、シート間は関数を利用することで連携するのがベストです。

（３）新しい薬剤が追加されることを想定しよう

薬局で扱う薬剤が増えることは良くありますよね。

その際、必ず新しいシートの作成や関数の埋め込み作業が大量に発生してしまいます。

特に単票タイプといわれる形式で在庫管理をしている場合、新しい薬剤の単票を作成したうえで、エクセルの関数を特定のセルに埋め込む作業が必要になります。

そのような手間を防ぐため、単票のテンプレを１つ作成し、新しい薬剤が増えるたびにそのテンプレをコピーするようにしましょう。

テンプレに必要な関数をすべて埋め込んでおくことで、同じ作業を何度も行う必要がなくなり、非常に便利です！

（４）毎年の管理を考えると１ファイルにまとめるのがベスト

仕入れと在庫を別ファイルで管理するなど、複数のファイルで在庫管理を行う場合、年々ファイル数が多くなってしまいます。

そうなってしまっては、管理がしづらいですよね？

できたら、１ファイルにまとめて、タイトルに「在庫管理_2023」などのように、年数を記入しておくと、後から見返すときに便利です。

（５）エクセル自動化の仕組みであるVBAを活用しよう

上級者向けですが、せっかくエクセルで在庫管理しているのに、自動化の仕組みであるVBAを活用していないのは、非常にもったいない。

VBAとは、簡単にいうと、エクセルの機能を拡張できるプログラミング言語のことです。このVBAを活用することで、各種計算の自動化や単票テンプレの自動コピーなどを行うことができます。

VBAでできること（一例）

• セルに計算式を自動で入力する
• 複数セルから取得した値の合計値を、別のセルに入力する
• 別シートの値を自動で取り込む
• テンプレシートを自動でコピーする
• 「エクセルを開く」「セルへ入力する」などのアクションに応じ、自動でプログラムを起動する

エクセル上で繰り返し行う作業は、VBAによる自動化で9割近く減るといっても過言ではありません！

VBAを学ぶ時間がある方は、繰り返し作業をコツコツと自動化していくようにしましょう。

また、日々の仕事が忙しく時間がない方も、自動化の効力は凄まじいものがあるので、「プロに外注する」「VBA実装済みのエクセルを購入する」などを検討することをおすすめします。

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